Qué pasa si la otra parte niega la autenticidad de un documento privado en el proceso civil español

Esta información explica las reglas generales de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC) aplicables en España. En un asunto concreto, pueden ser decisivos el tipo de procedimiento, el momento de aportación del documento, si existe original, qué aspecto se discute y qué otras pruebas hay disponibles.

Qué significa impugnar la autenticidad

Impugnar la autenticidad supone discutir que el documento proceda realmente de la persona a la que se atribuye, que la firma sea auténtica, que el soporte no haya sido alterado o, en un documento electrónico, que sean fiables características como la autenticidad, integridad o fecha y hora.

No es lo mismo que negar que el contenido sea verdadero, discutir cómo debe interpretarse una cláusula o sostener que no hubo consentimiento válido. Esas cuestiones pueden ser relevantes para el litigio, pero no siempre plantean un problema de autenticidad documental.

Cuándo debe plantearse la impugnación

La LEC no fija un plazo general autónomo, expresado en días, para impugnar cualquier documento privado. Lo relevante es utilizar el trámite procesal oportuno.

En el juicio ordinario, la audiencia previa es el momento en que cada parte debe pronunciarse sobre los documentos aportados de contrario hasta entonces, indicando si los admite, reconoce o impugna y proponiendo, cuando corresponda, prueba sobre su autenticidad.

En el juicio verbal no debe trasladarse automáticamente el momento propio de la audiencia previa. La impugnación y la proposición de prueba han de ajustarse al trámite de alegaciones y prueba que corresponda en ese procedimiento y a las resoluciones dictadas en el caso.

Cómo se verifica un documento privado impugnado

1. Identificar el punto controvertido. Debe precisarse si se cuestiona la autoría, la firma, una alteración material, la integridad del archivo, la fecha u otra característica relevante.
2. Fijar la impugnación en el trámite adecuado. En el juicio ordinario, respecto de la documental aportada hasta ese momento, ello ocurre en la audiencia previa.
3. Proponer una prueba relacionada con la duda concreta. La parte que presentó el documento puede pedir cotejo pericial de letras u otro medio útil y pertinente para acreditar su autenticidad.
4. Aportar o solicitar los elementos de comprobación. Pueden ser originales, muestras indubitadas, archivos, registros, metadatos o certificados de servicios de confianza, según el caso.
5. Valorar el resultado con el resto de la prueba. La acreditación de la procedencia del documento no sustituye la valoración judicial sobre el significado y alcance de su contenido.

Cotejo de letras cuando se niega una firma

Cuando se niega o se pone en duda la autenticidad de una firma o escritura manuscrita, puede practicarse cotejo de letras mediante perito designado por el tribunal conforme a las reglas de la LEC.

Para la comparación pueden utilizarse, entre otros, documentos que las partes reconozcan como indubitados, escrituras públicas, documentos de archivos públicos relativos al documento nacional de identidad, documentos privados cuya letra o firma haya sido reconocida y la parte no discutida del propio escrito impugnado.

Si no hay documentos indubitados, puede requerirse a la persona a quien se atribuye la firma o escritura para que forme un cuerpo de escritura. Si esa persona se niega al requerimiento, el artículo 350.3 de la LEC prevé que el documento impugnado se tenga por reconocido.

El cotejo caligráfico no es una respuesta universal. Puede no ser la prueba adecuada si se discute una manipulación del soporte, el origen de un archivo electrónico o la trazabilidad de un mensaje.

Otros medios de prueba que pueden ser relevantes

Además del cotejo, pueden proponerse otros medios legalmente admisibles que sean útiles y pertinentes para el punto controvertido. Según el documento, pueden resultar relevantes una pericial documentoscópica o informática, el interrogatorio, la testifical, la exhibición del original, comprobaciones en archivos o registros y otros elementos de trazabilidad.

Si el original o un soporte relevante está en poder de la otra parte o de un tercero, puede ser necesario acudir a las reglas de exhibición documental. La admisión y práctica de cada prueba depende del procedimiento y de la decisión judicial sobre su utilidad, pertinencia y cumplimiento de los requisitos aplicables.

Para profundizar en esta vía, puede consultarse la guía sobre exhibición de documentos en un juicio civil.

Documentos electrónicos, correos y firmas cualificadas

En los documentos electrónicos conviene concretar qué se impugna: autenticidad, integridad, precisión de la fecha y hora u otra característica. Un correo electrónico, un PDF o un mensaje pueden requerir una comprobación técnica distinta de un cotejo caligráfico.

Cuando interviene un servicio de confianza cualificado incluido en la lista de confianza en el momento relevante, la LEC establece una presunción legal sobre la característica cuestionada y sobre el correcto funcionamiento del servicio. En ese régimen específico, quien impugna debe realizar la comprobación en los términos previstos legalmente.

Si la comprobación de un documento electrónico cualificado tiene resultado negativo, los gastos, costas y derechos de esa comprobación corresponden a quien formuló la impugnación. Si el tribunal aprecia temeridad, puede imponer además una multa de 300 a 1.200 euros. Esta consecuencia no se extiende automáticamente a toda impugnación de documentos privados en papel.

Puede ser útil revisar las guías sobre correos electrónicos como prueba en el proceso civil y prueba digital en el proceso civil español.

Qué efecto tiene el resultado

Cuando la autenticidad de un documento privado no se impugna por la parte a quien perjudica, la LEC le atribuye prueba plena en los términos del artículo 326.1. Si se impugna y el cotejo u otra prueba acredita su autenticidad, se aplican los efectos previstos por la LEC para el documento privado cuya autenticidad queda acreditada.

Si no puede deducirse la autenticidad o no se propone prueba para acreditarla, el tribunal debe valorar el documento conforme a las reglas de la sana crítica. Esto no significa necesariamente que el documento desaparezca del proceso ni que carezca por completo de valor: su peso dependerá del conjunto probatorio y de la motivación de la resolución.

Una sentencia de la Sala Primera del Tribunal Supremo de 23 de abril de 2018 distinguió, en el caso que resolvía, entre la autenticidad del documento privado y la valoración de lo declarado en él. Por tanto, incluso un documento cuya autenticidad quede acreditada puede requerir interpretación y contraste con las demás pruebas.

Atención a la aportación tardía y al requisito negociador previo

La autenticidad no es el único problema posible. La aportación de documentos sobre el fondo después de la demanda, la contestación o la audiencia previa está limitada a los supuestos legales, como documentos posteriores, desconocidos antes o que no pudieron obtenerse sin culpa de la parte. La decisión sobre una aportación tardía depende de su justificación, del momento procesal y de la resolución judicial.

Por otra parte, la actividad negociadora previa regulada con carácter general por la Ley Orgánica 1/2025 para determinados procesos declarativos civiles es una cuestión distinta. Puede afectar al acceso inicial al proceso, con las excepciones y reglas temporales legales, pero no sustituye ni modifica el régimen probatorio de la impugnación documental una vez iniciado el litigio.